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Ayudante Administrativo

  • Descripción del trabajo

    Resumen/Objetivo


    Proporciona apoyo administrativo y de oficina a una funeraria, cementerio, crematorio o una combinación de estos servicios. Otras tareas generales incluyen recibir al público, responder preguntas y brindar información general sobre los servicios ofrecidos de manera cortés, con el objetivo de satisfacer y superar las expectativas de los clientes.


    Funciones y competencias esenciales


    Se podrán realizar adaptaciones razonables para permitir que las personas con discapacidades puedan realizar las funciones esenciales.


  • Realiza tareas administrativas diarias según sea necesario, que pueden incluir:

  • Preparación de certificados de defunción, tarjetas de oración y documentos relacionados.

  • Saludar a familiares y amigos.

  • Completar los permisos y/o certificados requeridos

  • Recibir y/o procesar pagos y/o contratos

  • Preparación y procesamiento de la documentación de los veteranos

  • Solicitar suministros, archivar y responder consultas.

  • Se asegura de que la documentación requerida para respaldar los productos y servicios solicitados sea precisa y cumpla con las normas y regulaciones estatales, federales y de la empresa, que incluyen:

  • Preparar y distribuir diariamente cronogramas, informes y documentos de entierro o cremación.

  • Mantener y verificar la precisión de los registros asociados con marcadores, entierros y/o cremaciones.

  • Actúa en respuesta a llamadas de clientes externos, incluidos otros cementerios y funerarias, para proporcionar selecciones de productos y servicios, que incluyan la disposición de restos, contratos y pagos.

  • Coordina el pedido de monumentos conmemorativos y productos relacionados y el control del inventario de almacenamiento para bóvedas y marcadores.

  • Supervisa el procesamiento de las órdenes de instalación para los departamentos de mantenimiento y terrenos.

  • Ingresa contratos y recibos de efectivo en HMIS cuando sea necesario

  • Prepara la documentación para la colocación de marcadores/monumentos.

  • Procesa transacciones de cuentas por pagar

  • Ayuda a los consejeros de ventas, comunitarios o de servicios familiares según sea necesario.

  • Ayuda a la administración de la ubicación con las operaciones diarias, incluido el cumplimiento de SOX, el proceso de entrega y la liberación de responsabilidad.

  • Ayuda con la nómina.

  • Se prepara para los servicios funerarios preparando los libros de registro, asegurándose de que se complete la documentación del veterano y ayudando al personal funerario profesional según se le indique.

  • Realiza controles a ciegas

  • Supervisa y da seguimiento a los pedidos de marcadores; rastrea los pedidos conmemorativos

  • Actúa como respaldo de la recepcionista.

  • Este trabajo no está exento.


    • Habilidades de comunicación

  • Trabaja con otros departamentos según sea necesario.

  • Supervisa y documenta las políticas y procedimientos departamentales para garantizar el 100% de cumplimiento.

  • Propone nuevas formas de ver los problemas y procesos en su trabajo. Lograr resultados.

  • Trabaja productivamente con mínima supervisión; logra los objetivos laborales de manera oportuna

  • Trabaja para resolver problemas rutinarios con rapidez y eficacia. Mostrar adaptabilidad.

  • Está abierto a formas nuevas y diferentes de realizar el trabajo.

  • Responde de manera positiva y productiva a nuevas iniciativas o cambios en las prioridades. Comunicarse eficazmente.

  • Transmite hechos e información con claridad en comunicaciones escritas y habladas.

  • Se comunica de manera oportuna y eficaz con el gerente. Colabora con otros.

  • Contribuye proactivamente a los objetivos del grupo; se ofrece como voluntario para ayudar a otros según sea necesario.

  • Acepta con agrado las ideas y aportaciones de los demás. Construye relaciones productivas (internas/externas).

  • Mantiene la compostura en situaciones difíciles.

  • Fuertes habilidades de organización con capacidad para gestionar grandes cargas de trabajo.

  • Capacidad para gestionar proyectos especiales

  • Capacidad para responder con rapidez y precisión a diversas solicitudes.

  • Capacidad para priorizar tareas y responder adecuadamente a la gestión.

  • Capacidad para interactuar bien con el personal de todos los niveles.


    • Ambiente de trabajo


    Este puesto se desarrolla en un entorno de oficina profesional. Este puesto utiliza habitualmente equipos de oficina estándar, como computadoras, teléfonos, fotocopiadoras, archivadores y faxes.


    Exigencias físicas


    Las exigencias físicas aquí descritas son representativas de aquellas que debe cumplir un empleado para desempeñar con éxito las funciones esenciales de este trabajo.


    En el desempeño de sus funciones, el empleado debe hablar o escuchar con frecuencia. Con frecuencia debe estar de pie, caminar, usar las manos para tocar, manipular o sentir, y alcanzar objetos con las manos y los brazos.


    Viajar


    No se esperan viajes para este puesto.


    Educación y experiencia requeridas


  • Al menos dos años de estudios universitarios completos o educación equivalente O dos años de experiencia profesional relevante

  • Al menos 1 año de experiencia trabajando como asistente o personal de apoyo administrativo en una oficina u otro entorno profesional.


    • Declaración de AAP/EEO


    Legacy Funeral Group, LLC. ® (Legacy) brinda igualdad de oportunidades de empleo a todos los empleados y solicitantes de empleo sin importar raza, color, ascendencia, origen nacional, género, orientación sexual, estado civil, religión, edad, discapacidad, identidad de género, resultados de pruebas genéticas, veteranos y/o cualquier otro estado o condición protegida por la ley, excepto cuando exista una calificación ocupacional de buena fe.


    Otras funciones


    Tenga en cuenta que esta descripción del puesto no pretende abarcar ni contener una lista completa de las actividades, funciones o responsabilidades requeridas para este puesto. Las funciones, responsabilidades y actividades pueden cambiar en cualquier momento, con o sin previo aviso.